BME-Einkaufsstudie: Digitalisierung des Einkaufs im Mittelstand ist Chefsache

Trotz Automatisierung viele Potenziale im operativen Einkauf

Jedes Dritte Unternehmen ohne dokumentierte Einkaufsstrategie

Wie erfolgreich sind Daten, Prozesse und Vernetzung im Einkauf mittelständischer Unternehmen organisiert? Wie hoch ist der Digitalisierungs- und Vernetzungsgrad im Mittelstand? Auf welche Beschaffungsfelder wird zukünftig gesetzt? In der aktuellen Studie hat die Onventis GmbH in Zusammenarbeit mit der ESB Business School und dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) ausgewählte Unternehmen zu den Erfolgsfaktoren digitaler Beschaffung in mittelständischen Unternehmen befragt. Die Ergebnisse der Studie bestätigen: Die Digitalisierung des Einkaufs im Mittelstand ist noch nicht weit genug fortgeschritten. Der Einkauf steht heute und in Zukunft weiter vor den großen Herausforderungen sich verändernder Märkte, wachsender Lieferketten-Risiken und einer sich wandelnden Arbeitswelt. Damit rückt die Beschaffung aber auch mehr und mehr ins Zentrum der Unternehmensbetrachtung. Kleine, mittlere und mittelständische Großunternehmen spüren diesen Druck umso stärker. Ihnen fehlen oft das Know-how, die Ressourcen oder die passende Strategie für die ganzheitliche Digitalisierung.

„Mit unserer Erhebung vermitteln wir ein aktuelles Bild der Beschaffungssituation im deutschen Mittelstand, um so Schwachstellen und damit Potenziale für die Optimierung der digitalen Beschaffung im Mittelstand zu identifizieren“, berichtet Frank Schmidt, Geschäftsführer von Onventis, Anbieter für cloud-basierte E-Procurement Lösungen. Für die Studie wurden insgesamt 272 Unternehmen aus dem deutschen Mittelstand befragt. Zum deutschen „Mittelstand“ zählen in der Studie branchenunabhängig sowohl kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit bis zu 50 Millionen Euro Jahresumsatz und bis zu 500 Beschäftigten als auch große mittelständische Unternehmen mit bis zu 1 Milliarde Jahresumsatz und bis zu 5.000 Mitarbeitern. Insgesamt nahmen 65 Prozent strategische Entscheidungsträger an der Befragung teil. „Damit mittelständische Unternehmen in der Digitalisierung ihres Einkaufs erfolgreich sein können, muss der Chef ganz vorne mit dabei sein“, bestätigt Prof. Dr. Kämpf von der ESB Reutlingen.

Datenverwaltung im deutschen Mittelstand: Zwischen ERP und Excel

Obwohl aktuelle Daten das A und O in jedem wirtschaftlich agierenden Bereich sind, ist die Datenqualität im Mittelstand nicht zufriedenstellend. Dabei ist die Datenaktualität gerade für Einkaufsabteilungen elementar. Digitalisierte Prozesse zur Bereitstellung und Verwendung von zentralen Datensätzen können den Einkauf nicht nur quantitativ, sondern vor allem auch qualitativ unterstützen. Eine gute Ausprägung der Daten hinsichtlich Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Konsistenz und Verständlichkeit ist die Grundlage für diverse Einkaufsoptimierungen von differenzierten Reportings bis hin zu Kostensenkungen. Nach wie vor ist das ERP-System das meistgenutzte System für die Datenverwaltung im Einkauf. Direkt danach folgt bereits Excel. Das erstaunt, weil das Datenmanagement mit Excel nachweislich mit hohem Aufwand und Fehleranfälligkeit verbunden ist. Nur ca. jedes vierte Unternehmen setzt auf digitale Systeme zur Prozessoptimierung im Einkauf.

Nachhaltige Einkaufsstrategien sind ein wesentlicher Schalthebel der Beschaffung. Sie schaffen einen definierten Handlungsrahmen im Umfeld sich wandelnder globaler, regulativer und technologischer Marktbedingungen. Eine dokumentierte Einkaufsstrategie trägt maßgeblich dazu bei, den Einkauf optimal für die Zukunft auszurichten. Dennoch besitzt ein Drittel der mittelständischen Großunternehmen keine dokumentierte Einkaufsstrategie.

Digitalisierung im taktischen Einkauf nicht ausreichend vorangeschritten

Obwohl die Digitalisierung in Kombination mit Automatisierung der Dauerbrenner im Einkauf ist, zeichnet sich in den vorliegenden Ergebnissen ein deutlicher Aufholbedarf ab: Die Mehrheit der befragten Unternehmen gibt an, den taktischen Einkauf nur unzureichend - also unter 50 Prozent - digitalisiert zu haben. Das verwundert vor dem Hintergrund des vielfältigen Marktangebots an Tools und Systemen, die eine Digitalisierung des taktischen Einkaufs schon länger ermöglichen.

Das Primärziel des operativen Einkaufsprozesses ist die effiziente Abwicklung der repetitiven Beschaffungsvorgänge, um Prozesskosten einzusparen. Vor diesem Hintergrund ist erstaunlich, dass der Anteil an Bestellpositionen mit Bezug zu existierenden Materialstämmen oder Katalogartikeln für ca. die Hälfte aller befragten Unternehmen unter 50 Prozent liegt. Ein klares Indiz dafür, dass auch im operativen Einkauf noch Potenziale für die Automatisierung schlummern.

Einkauf im Mittelstand: Zwischen Markterfolg und Weichenstellung

Die Ergebnisse des aktuellen Einkaufsbarometers bestätigen, dass die Digitalisierung leider weit hinter den Erwartungen zurückbleibt. Ob beim Thema Einkaufsstrategie, der Datenqualität oder den Katalogquoten, in allen Einkaufsbereichen fehlen trotz erkennbaren Ansätzen und dem teilweisen Einsatz digitaler Lösungen oftmals die notwendigen Voraussetzungen für die ganzheitliche Automatisierung. Die Gründe dafür sieht Gunnar Schmidt, Bundesvorstand Mittelstand des BME, darin, dass die Digitalisierung im Mittelstand in einem Spannungsfeld zwischen Markterfolg und der Weichenstellung für die Zukunft steht. „Gerade in erfolgreichen Wachstumsphasen, wie sie der deutsche Mittelstand in den letzten Jahren erlebt hat, fällt die Fokussierung auf wertschöpfende Digitalisierungsprojekte schwer. Die Chance zu digitalisieren ist gerade im Einkauf mittelständischer Unternehmen heute noch viel zu wenig präsent“ führt Gunnar Schmidt weiter aus.

Diese Problematik hat der BME erkannt und möchte aktiv unterstützen. „Die mittelständischen Betriebe sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Allerdings hat noch nicht jeder von ihnen die mit Industrie 4.0 verbundenen Geschäftschancen völlig ausgeschöpft. Unsere Mittelstandsinitiative bringt KMU mit den passenden Partnern zusammen – für eine erfolgreiche Digitalisierung des Einkaufs“ betont BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Silvius Grobosch.
 

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